Des articles
Un reçu valide doit comporter le nom et l'adresse du vendeur, son numéro d'entreprise (si celui-ci est inscrit à la TPS/TVH), la description des biens ou services, la date de la transaction et le montant payé. Les relevés de carte de crédit ne suffisent pas ; ils ne contiennent pas les détails exigés par l'ARC.
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La méthode la plus efficace pour assurer la conformité consiste à utiliser un calendrier structuré des obligations. La liste de contrôle ci-dessous répertorie les principales tâches que toute entreprise canadienne devrait effectuer.
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Un comptable s'occupe de la tenue des registres et des rapprochements bancaires courants. Un fiscaliste est indispensable pour la préparation des déclarations de revenus et les demandes de renseignements de l'ARC. Un spécialiste de la paie prévient les erreurs coûteuses de versement des paiements. Règle générale : si une question porte sur l'interprétation du droit fiscal ou sur les pénalités potentielles, consultez un professionnel avant d'agir.
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Documents numériques vs documents papier : L’ARC accepte sans réserve les documents numériques, à condition qu’ils soient organisés, accessibles, lisibles et sauvegardés en toute sécurité. Des applications de numérisation de reçus comme Dext, Expensify ou la fonction de capture intégrée de QuickBooks vous permettent de photographier et de catégoriser vos reçus au moment de l’achat. Stockez vos documents dans des systèmes infonuagiques avec sauvegarde automatique ; la perte de six ans de documentation suite à une panne de disque dur est entièrement évitable.
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L’ARC exige que les documents soient conservés pendant au moins six ans à compter de la fin de l’année d’imposition à laquelle ils se rapportent. Si vous avez produit votre déclaration de revenus des sociétés pour 2024, conservez les documents jusqu’en 2031 au moins. Les documents relatifs aux immobilisations doivent être conservés indéfiniment tant que vous en êtes propriétaire et pendant six ans après leur disposition. Les documents relatifs aux sociétés doivent être conservés pendant deux ans après leur dissolution et, si vous déposez une opposition, les documents doivent être conservés pendant six ans, jusqu’à ce que le différend soit réglé.
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Utilisez les principes énoncés dans cet article pour effectuer un auto-audit de vos pratiques. Vérifiez que les revenus assujettis à la TPS/TVH correspondent au revenu de la société. Assurez-vous que votre registre kilométrique est à jour et que vos reçus contiennent les renseignements requis. Vérifiez que les prêts aux actionnaires sont documentés et que leur remboursement est en bonne voie. Si vous constatez des lacunes, corrigez-les dès maintenant avant de recevoir une lettre de l'ARC. Mieux vaut prévenir que guérir.
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